Szép új hatékony világ - Mindennapi automatizációnk
A digitalizáció, az online tér és a folyamatos kapcsolattartás teljesen felforgatta a mindennapjainkat. Ráadásul, többnyire azt mondhatjuk, hogy pozitív hozadékkal. Persze ahogy leírjuk ezt a mondatot (vagy épp elolvassuk), mindannyiunk agyán átfutnak a céltalan közösségi média pörgetések vagy azok a híroldalak, ahol az idő valahogy gyorsabban telik, mint bárhol máshol a világon. Mégis, ha jól használjuk a digitális és online eszközöket, hatékonyabbak lehetünk.
De mi is az a hatékonyság?
Mérnöki értelemben, vagy termelési szempontból sokkal könnyebben megfogható a hatékonyság fogalma: valami olyasmire kell gondolnunk, ami kifejezi, hogy a befektetett idő és erőforrás milyen mértékben hasznosul. Minél magasabb ez az arány, annál hatékonyabbnak tartjuk az adott technológiát, termelési folyamatot vagy műveletet.
Ugyanezt a szemléletet az emberi munkára is alkalmazhatjuk, azonban teljesen már arányszámokkal lehetünk elégedettek és az, hogy mit tartunk hatékonynak, nagyban függ attól is, hogy pontosan miről van szó. Ha egy coaching vagy terápiás technikáról beszélünk be kell érnünk kisebb eredményességgel, de ez nem azt jelenti, hogy ne lennénk hatékonyak. Fontos, hogy a személyes és vállalati hatékonyságot mindig rendszerszinten vizsgáljuk, legyen viszonyítási alapunk és a kitűzött célokat is a lehetőségeknek megfelelően válasszuk ki.
Fejlesztési potenciál
Ahogy a digitalizáció esetében, úgy az automatizációval kapcsolatban is, sokakban elsősorban termelési és műszaki példák vetődnek fel. Az analógia egyáltalán nem haszontalan: a HR folyamatok automatizálásával ugyanúgy látványos eredményeket érhetünk el, mint a gyártásban. Jó példa erre az online videóinterjúk felvétele, amelyek kiértékelése lényegesen kevesebb időt vesz igénybe, mint a személyes interjúk megtartása – járvány idején pedig praktikus is, hiszen minimalizálhatjuk vele a találkozások számát. A rekrutáció mellett a vállalati HR és bérszámfejtési folyamatok egy részét is automatizálhatjuk: egy okos – akár felhőalapú – vállalatirányítási szoftverrel (ilyen megoldások már az SAP-ben is elérhetők), és hasonlóan, mint a termelésben, a munkatársakat a repetitív feladatok helyett nagyobb hozzáadott értékű műveletekre állíthatjuk át.
Elfogadás és nyitottság
Az automatizációval kapcsolatos ellenérzések legyőzésének legjobb módja az edukáció: a munkatársaknak, illetve a folyamat érintettjeinek ismernie és értenie kell az új rendszerek és az átalakítások miértjét. Ezzel elkerülhetők a bénító ellenállások, amelyek az egész folyamatot megakaszthatják.
Ugyanígy saját magunk számára is időt kell hagynunk az átállásra, amikor egyéni szinten változtatunk folyamatokon. Ha automatizáljuk a pénzügyeink egy részét vagy az ügyintézésünk bizonyos lépéseit, meg kell értenünk, hogy most valamit kiadunk a kezünkből – helyette viszont sokkal hasznosabb dolgokra fordíthatjuk az időnket. Sok esetben ilyen apróságokon múlik az automatizáció sikere: nemcsak vállalati szinten, hanem a magánéletünkben is.
Ezekkel a bátor lépésekkel viszont kihasználhatjuk az automatizálás lehetőségét a hatékonyságfokozásra.
